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Easy Start: Cleveres digitales Dokumentenmanagement (DMS) für Kleinunternehmer und Selbständige auf Basis ELOoffice

MTT Easy Start XS ist das Dokumenten-Management-System (DMS) einer neuen Generation, denn es kann zum einen unter Verwendung Der ELO Software ELOoffice 11 ganz klassisch...:

  • Ihre Dokumente, dem "ELO digital office" Gedanken folgend, digital verwalten und sie dabei gut auffindbar im ELO Archiv speichern,
  • mithilfe einer benutzerfreundlichen & überzeugenden Ablagestruktur,
  • nach dem bewährten Prinzip „Aktenschrank, Ordner, Register“ mit der ELOoffice Software als Kern,
  • auf Basis der Archivierungs-Expertise der traditions­reichen Unternehmensgruppe Louis Leitz (bekannt u.a. für den Leitz Ordner, aus der die „ELO Digital Office GmbH“ und in dem Zuge der elektronische Leitz Ordner 1998 hervorgingen). 

...aber es kann als innovative DMS Software noch mehr und das macht es im Rahmen des Gedanken "papierloses Büro" für ELOoffice Nutzer derzeit einzigartig, denn es:

  • ist revisionssicher gemäß GoBD, (in Verbindung mit MTT EasySign)
  • bietet eine IT-Lösung für die erweiterten Informations- & Transparenzpflichten von Unternehmen im Rahmen der neuen EU-Datenschutz-Richtlinien (gültig in Deutschland ab Mai 2018),
  • zu fairen und komplett transparenten Kosten.
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Lösungen für eine revisions­sichere Langzeitarchivierung digitaler Daten

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Revisionssicherheit

Die Tücken einer revisionssicheren digitalen Dokumentenarchivierung

Ist die Betriebsprüfung erst einmal im Haus, gilt die GoBD-konforme Archivierung von inzwischen auch einer wachsenden Anzahl an digitalen Dokumenten nach­zuweisen, auch für Kleinunternehmen & Selbständige. Aber das hat so seine Tücken… Wussten Sie z.B., dass Belege im Format des Eingangs archiviert werden müssen, digitale Rechnungen also digital? Ein abgehefteter Ausdruck reicht nicht. Und ihre Ursprünglichkeit ist auch nachzuweisen. Die Verletzung dieser Nachweispflicht kann Geldbußen bis zu 5.000 € und Unannehmlichkeiten bei der Steuer­prüfung mit sich bringen. Dabei sind die Bedingungen einer revisionssicheren digitalen Archivierung oftmals schlichtweg einfach nicht bekannt! Ähnlich erging es einem Kunden, der nach einer erfolgten Betriebsprüfung auf uns zukam. „Mir war gar nicht bewusst, dass ich nicht revisionssicher archiviere.“ Auch ELOoffice z.B. ermöglicht eine revisionssichere elektronische Archivierung, aber nicht per se. Konformitätserklärung ELO PDF

Kooperation zwischen MTT Solutions und dem Trust Center der Deutschen Bundesdruckerei durch ausgelagertes digitales Signaturverfahren

  • automatischer Dokumentenabgleich für jedes archivierte Element per Online-Übertragung,
  • dabei einmalige „Schlüsselvergabe“ in Form von Zahlencodes auf beiden Seiten (qualifizierte digitale Signatur),
  • „Schlüssel“ müssen bei Prüfung ineinander passen.

= Revisionssicherer Nachweis, dass das archivierte Element unverändert ist.

MTT Easy Start XS liefert somit auf Anfrage den GoBD-konformen Nachweis bezüglich der Authentizität von digital archivierten Dokumenten.

EU-Datenschutz

EU-DSGVO-Konformität auf Knopfdruck dank MTT Easy Start XS

Am 18. Mai 2018 in Kraft tretende, auch für Deutschland geltende EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO):

  • Neuregelung der Transparenz- & Informationspflichten für datenverarbeitende Unternehmen, welche auf Anfrage der Betroffenen Auskunft über gespeicherte,
    personenbezogene Daten geben müssen,
  • im Vergleich zur aktuellen Rechtslage deutlich ausgeweitete Rechte der Betroffenen (Art. 12 bis 22 EU-DSGVO),

= deutlich stärkerer Schutz der Betroffenen im Vergleich zu den (noch) geltenden Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes.

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MTT Easy Start XS liefert anfragenden Kunden:

  • auf Mausklick,
  • ohne Zusatzkosten für User oder Kunde
  • und ohne zusätzliche Softwareinstallation,
  • durch Übertragung auf elektronischem Wege
  • eine Applikation, die ihre vollständigen, abgespei­cherten, personenbezogenen Daten enthält.